Si sigues de cerca las alternativas libres a las suites ofimáticas en la nube, ONLYOFFICE DocSpace 3.7 acaba de aterrizar con una tanda de novedades que merece la pena repasar con calma. Se trata de la última versión de la plataforma colaborativa de ONLYOFFICE, un lanzamiento que llega apenas unas semanas después de ONLYOFFICE Docs 9.4 y que ya incorpora esos editores actualizados. Conviene aclarar la diferencia entre ambos productos porque genera confusión con frecuencia: Docs es el motor de la suite ofimática en sí, mientras que DocSpace es el entorno de colaboración donde se organizan documentos, usuarios y permisos a través de salas de trabajo.
DocSpace funciona como una alternativa directa a servicios como Google Docs, pensada para montar espacios donde compartir documentos, revisarlos, rellenar formularios o colaborar con otras personas en equipos y organizaciones. Con la versión 3.7, la plataforma reparte mejoras por casi todos los frentes, desde la inteligencia artificial hasta la gestión de salas, pasando por el despliegue autohospedado. Vamos a desgranar los cambios más relevantes uno por uno.
Inteligencia artificial generativa dentro de DocSpace
La novedad que más titulares se va a llevar tiene que ver con la IA. DocSpace ya permitía conectar proveedores de inteligencia artificial y activar agentes capaces de analizar archivos, generar contenido, buscar información o gestionar el propio espacio de trabajo. Lo que cambia en esta versión es que esos agentes pueden generar directamente documentos DOCX, formularios PDF y presentaciones PPTX desde el propio chat, con la opción de abrirlos al instante en una pestaña nueva para seguir editándolos sin salir del flujo de trabajo.
La integración va más allá de la simple generación de archivos. DocSpace 3.7 añade soporte para nuevos proveedores de IA, entre ellos DeepSeek, Google AI y xAI, que se suman a Anthropic, OpenAI, OpenRouter, Together AI y proveedores personalizados que ya estaban disponibles. También se introduce la posibilidad de definir un proveedor y un modelo predeterminados, de forma que queden seleccionados automáticamente cada vez que se crea un nuevo agente, ahorrando pasos repetitivos en la configuración.
Otra mejora práctica, y quizá menos vistosa pero igual de útil en el día a día, es la sincronización del proveedor de IA configurado en DocSpace con el plugin de IA de los propios editores. Una vez añadido el proveedor en la configuración general, ese mismo proveedor y modelo se aplican automáticamente en los editores de documentos, evitando repetir el proceso de configuración en cada herramienta. Los chats de IA, por su parte, permiten ahora subir imágenes para aportar contexto visual a una tarea, muestran una sección de pensamiento extendido cuando la solicitud lo requiere y pueden desactivarse por completo cuando no se necesiten. Algunas de estas funciones vienen activadas por defecto en DocSpace Cloud, mientras que las versiones de servidor autohospedado las requieren a través de la API de automatización.
Formularios PDF más completos y flexibles
El otro gran bloque de cambios se concentra en las salas para rellenar formularios, una de las señas de identidad de DocSpace frente a otras plataformas de colaboración. Hasta ahora, el flujo era más limitado: solo se podía subir un formulario ya terminado desde el propio dispositivo o desde DocSpace, o bien elegir uno a partir de una plantilla existente. Con la versión 3.7, en cambio, se pueden crear y editar formularios PDF directamente dentro de la sala, ya sea empezando de cero o partiendo de un archivo de texto.
También cambia la forma de poner en marcha el proceso de rellenado. El formulario debe pasar al modo correspondiente mediante una nueva opción llamada Iniciar rellenado, disponible tanto desde el menú contextual del archivo como desde la barra superior del editor. Una vez activado, el formulario queda disponible para que los usuarios de la sala lo completen, con comportamientos distintos según el rol que tenga cada participante dentro del espacio de trabajo.
La gestión de las respuestas también mejora en este sentido. Las salas de formularios ya recopilaban los resultados de forma automática en una hoja de cálculo, pero ahora pueden enviarlos también a una base de datos externa, previamente conectada desde la configuración de integraciones con servicios de terceros. Se añade además la opción Sincronizar respuestas a XLSX, pensada para refrescar el archivo donde se acumulan las respuestas sin tener que exportarlo manualmente cada vez.
Despliegue en Docker y soporte ARM
Para quienes gestionan instalaciones autohospedadas, DocSpace 3.7 trae una novedad especialmente relevante: una opción de instalación ligera para Docker que reúne todos los servicios de la plataforma en un único contenedor. No se trata de una demo reducida, sino de una versión de producción empaquetada de esta forma, pensada para quienes quieren descargar, lanzar y probar la plataforma sin desplegar múltiples contenedores por separado.
A esto se suma una compilación de Docker optimizada para arquitectura ARM, algo cada vez más relevante a medida que este tipo de procesadores gana presencia en servidores, dispositivos de borde y equipos de desarrollo. Quienes ejecuten DocSpace sobre hardware ARM no necesitarán recurrir a emulación ni a soluciones de compatibilidad improvisadas, lo que se traduce en una instalación más directa y un mejor aprovechamiento del hardware.
La actualización incorpora también los editores ya renovados en ONLYOFFICE Docs 9.4, con novedades como líneas horizontales para estructurar documentos, modo oscuro en hojas de cálculo, nuevos temas de diapositivas y transiciones, una pestaña dedicada al diseño de gráficos y soporte de interfaz en croata. No es la parte más llamativa de DocSpace 3.7 porque esas funciones llegaron primero a la suite ofimática, pero sí resulta importante, ya que la experiencia dentro de las salas depende en buena medida de los editores que integra.
Gestión, seguridad y licencia abierta
El resto de cambios se reparte entre gestión de archivos, seguridad y aspectos administrativos. DocSpace 3.7 permite reemplazar los archivos que sirven de base para crear nuevos documentos desde plantillas predeterminadas, agrupar salas, mostrar etiquetas de grupo bajo el campo de búsqueda, eliminar varias salas a la vez y cambiar etiquetas con mayor rapidez. En el apartado de seguridad, los administradores pueden prohibir la creación de enlaces externos para evitar accesos no autorizados a contenido sensible, además de definir cuántos usuarios pueden unirse a través de un enlace de invitación y durante cuánto tiempo permanecerá activo.
También se estrena una sección de Facturación que unifica plan tarifario, billetera, método de pago y servicios adicionales como almacenamiento extra o respaldo. En cuanto a la licencia, ONLYOFFICE mantiene el código de DocSpace bajo AGPLv3, con términos adicionales centrados en la atribución, los avisos de copyright y el etiquetado claro de versiones modificadas, mientras que el uso de las marcas registradas queda cubierto por una política aparte.
En conjunto, ONLYOFFICE DocSpace 3.7 no destaca por una única función rompedora, sino por la suma de mejoras repartidas entre inteligencia artificial, formularios, editores, despliegue y seguridad. Queda por ver cuánto tiempo tardan las versiones autohospedadas en recibir esta actualización, ya disponible por ahora en la nube, y si la sincronización entre proveedores de IA y editores termina marcando una diferencia real en el uso diario de quienes dependen de este tipo de plataformas para su trabajo colaborativo.
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